Dengan bantuan internet dan perkembangan teknologi, manajemen dokumen online telah mendapatkan momentum dan semakin populer di kalangan bisnis kecil dan menengah. Ini memungkinkan Anda untuk berbagi file dan berkumpul melalui internet dengan karyawan, klien, vendor, atau kontak bisnis. Semua orang di tim, kelompok kerja, atau perusahaan Anda dapat mengakses dan berbagi dokumen dari lokasi mana pun dengan browser internet melalui koneksi internet yang baik. Karena seluruh layanan disampaikan secara online (melalui web / internet), tidak ada perangkat lunak yang perlu dibeli, diunduh, dipasang, atau dipelihara. Dari dalam browser Anda, Anda dapat mengunggah, menelusuri, berbagi, dan melacak dokumen Anda.
Definisi
Sistem manajemen dokumen online adalah sistem komputer (atau sekumpulan program komputer) yang digunakan untuk melacak dan menyimpan dokumen elektronik dan / atau gambar dokumen kertas dari jarak jauh melalui browser internet.
Manfaat
– Mudah Digunakan: Antarmuka pengguna berbasis web yang mudah digunakan membutuhkan sedikit atau tanpa pelatihan, serta menghemat waktu saat digunakan
– Biaya Rendah: Karena ini adalah solusi pengelolaan dokumen berbasis web, jadi tidak ada perangkat lunak yang harus dipasang, tidak ada server yang harus dipelihara dan yang terpenting tidak ada biaya lisensi di muka
– Kapanpun dimanapun: Akses informasi Anda secara online, kapanpun, dimanapun hanya dengan koneksi internet
– Bagikan Dokumen Secara Online: Bagikan dokumen tanpa batas dengan karyawan, rekan kerja, mitra, dan pelanggan melalui browser internet. Mengurangi biaya kertas, surat dan perangko
– Andal dan Aman: Penyedia layanan selalu memiliki infrastruktur yang kuat dan aman dengan redundansi yang dibangun untuk mengatasi masalah perangkat keras. Sebagian besar usaha kecil menengah kekurangan sumber daya dan pengetahuan untuk mereplikasi infrastruktur serupa secara internal
Manajemen dokumen online terintegrasi dengan baik dengan solusi outsourcing akuntansi. Usaha kecil hingga menengah yang menggunakan jasa outsourcing akuntansi kini memiliki teknologi dimana berbagi dokumen dengan penyedia jasa outsourcing akuntansi relatif mudah dan aman. Platform berbasis web adalah tempat semua dokumen dibagikan membantu baik perusahaan maupun penyedia layanan outsourcing untuk memelihara file akuntansi yang diperbarui, menetapkan akuntabilitas, dan merujuk file di masa mendatang. Alat manajemen data yang efektif juga membuat pelacakan data, menetapkan akses multi-level, mengintegrasikan alur kerja, dan mengalokasikan pekerjaan kepada staf lebih mudah dan efisien dalam proses outsourcing akuntansi.
Perusahaan manajemen dokumen online menyediakan administrasi, cadangan, keamanan, peningkatan perangkat lunak, sistem dan administrasi basis data, dukungan dan pelatihan perangkat keras. Singkatnya, manajemen dokumen berbasis web atau online yang efisien dapat menjadi cara yang sederhana, hemat waktu untuk berbagi informasi di dalam dan di luar organisasi dan grup Anda.