Manajemen proyek adalah bagian penting dalam menjalankan semua jenis bisnis.
Apakah Anda memiliki bisnis berbasis layanan atau berbasis produk, pasti ada berbagai proyek yang perlu Anda rencanakan. Tapi, Anda tidak harus membuatnya terlalu sulit untuk diri sendiri. Bahkan, Anda dapat membuat manajemen proyek menjadi mudah jika Anda tahu apa yang harus dilakukan.
- Gunakan Sistem Manajemen Proyek
Ada banyak sistem manajemen proyek yang bisa Anda beli, seperti Basecamp, Asana, Trello, dan lainnya. Tapi, Anda juga bisa menggunakan sistem kalender, buku perencanaan fisik, atau bahkan papan tulis. Yang terpenting adalah Anda memiliki sistem yang akan digunakan untuk setiap proyek.
- Memahami Ruang Lingkup, Sasaran dan Sasaran Proyek
Setelah Anda memahami ketiga hal ini, Anda dapat dengan mudah mengembangkan langkah-langkah untuk mencapai tujuan akhir atau hasil. Saat Anda fokus pada hasil dan tetap berada dalam lingkup proyek, Anda akan menemukan bahwa itu jauh lebih mudah daripada yang Anda kira.
- Lakukan Riset Anda
Untuk setiap kiriman, Anda mungkin perlu melakukan beberapa penelitian untuk memastikan bahwa Anda menggunakan alat yang tepat, dan bahwa Anda memahami dengan tepat apa yang diperlukan untuk mendapatkan produk jadi tanpa melewatkan langkah apa pun atau melupakan sesuatu yang penting.
- Tulis Garis Besar Proyek
Ketika Anda tahu apa yang diperlukan, Anda dapat melalui dan menuliskan semua langkah yang diperlukan untuk menyelesaikannya, dimulai dengan tujuan atau hasil dari proyek Anda. Sekarang, coba susun semuanya dalam urutan kronologis. Beberapa hal dapat dilakukan secara bersamaan, tetapi beberapa hal harus dilakukan terlebih dahulu sebelum Anda melanjutkan ke langkah berikutnya. Ini penting karena misalnya jika Anda mengalihdayakan bagian proyek, Anda tidak dapat memulai bagian berikutnya hingga hal pertama selesai.
- Kembangkan Timeline Anda
Saat Anda melihat garis besar Anda, pindahkan ke kalender atau sistem manajemen proyek. Masukkan setiap item ke dalam sistem Anda, bersama dengan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas tersebut dan kapan tanggal jatuh tempo yang diharapkan.
- Bersiaplah untuk Menyesuaikan
Ingatlah bahwa Anda selalu dapat menyesuaikan tanggal dan jadwal proyek saat Anda melanjutkan proyek. Selalu berikan diri Anda sedikit waktu ekstra pada jadwal, terutama jika Anda memiliki lebih dari satu atau dua orang yang mengerjakan proyek, untuk menjelaskan masalah mereka juga.
- Biarkan Pakar Anda Bekerja
Saat Anda melakukan outsourcing, selama arahan Anda jelas dan Anda telah memilih pakar, pekerjaan akan dilakukan tepat waktu dan sesuai petunjuk. Namun terkadang perlu waktu untuk membangun tim yang bekerja sama dengan baik. Yang penting adalah menjaga komunikasi tetap terbuka, menetapkan tanggal jatuh tempo yang adil, dan memberikan waktu untuk masalah yang dapat menimbulkan masalah bagi semua orang. Semoga hal yang tersulit dalam hal apapun dapat dengan mudah Anda terapkan untuk proyek yang tersulit pun.